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Abläufe im Verein digitalisieren

Ich versuche bestehende Abläufe im Verein digital abzubilden bzw. umzusetzen am Beispiel der freien Künstlervereinigung Die Arche e.V.

Die Arche, freie Künstlervereinigung, ist ein eingetragener Verein. Einmal im Jahr stellen die Mitglieder zusammen ihre Kunst aus. Eine Ausstellung durchzuführen ist ein gewaltiger Akt, es gilt vieles vorzubereiten. Alle Kunstwerke, die die Künstler ausstellen wollen, müssen einmal erfasst werden für die Versicherung und das Kunstverzeichnis mit Preisliste. Die Versicherung errechnet sich aus dem vom Künstler angesetzten Verkaufspreis. Künstler reichen ihre Werke mittels einer auf Papier geschriebenen Liste ein, die abgetippt wird für die digitale Weiterverarbeitung. Das Kunstverzeichnis wird schließlich digital gedruckt.

Doch einen Verein macht noch mehr aus. Es gilt zu Jahresbeginn den Beitrag für die Mitgliedschaft einzufordern. Im Frühjahr gibt es ein Treffen in einem Restaurant zum gemeinsamen Essen mit anschließender Hauptversammlung, wo auch der Vorstand entlastet werden soll. Alle diese Vorgänge, die bislang die Mitglieder über verschiedene Wege erreichen bzw. einreichen, sollen beispielhaft digitalisiert werden.

Die Arche hat eine eigene Homepage, die mit WordPress umgesetzt ist. Doch deren Potential wird bislang nur rudimentär genutzt, indem die nächste Ausstellung angekündigt, die letzte Ausstellung bildlich rückblickend dargestellt und Mitglieder in einer Liste zu finden sind. Wie ein Schaukasten am Vereinsgebäude. Für Besucher der Webseite eine langweilige Angelegenheit, findet man dort doch keine lohnenswerten Inhalte, die einen weiteren Besuch rechtfertigen.

Ich benutze seit vielen Jahren WordPress und das Shopsystem Woocommerce, das als Plugin WordPress erweitert. Meine Erfahrungen beruhen auf langjähriges Arbeiten damit, sind aber weit entfernt vom Wissen eines Profis. Und mir sind etliche vertrauenswürdige Quellen bekannt, wo ich Erweiterungen finde, die Woocommerce um Funktionen erweitern, die in der Basisversion nicht vorhanden sind. Mit diesem System versuche ich möglichst viele Schritte im Verein digital umzusetzen. Beginnen wir.

Warum Homepage mit Shopsystem

Woocommerce zeichnet jeden Vorgang akribisch auf, kann so also in Teilen das Kassenbuch ergänzen. Gleichzeitig kann idealerweise mit jeder Bestellung, die eine Kunden-E-Mailadresse enthält, den Kunden zukünftig erreichbar machen. Einmal erfasst im Einklang mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) können wir vor der nächsten Jahresausstellung die Kunden auf eben den Termin per E-Mail hinweisen. Das kann die bislang verwendeten und recht teuren Einladungsbriefe in Teilen ersetzen.

Ich setze in meinem Beispiel meist kostenpflichtige Erweiterungen ein, die den Ablauf und Zugriff soweit als möglich automatisieren sollen. Die von mir vorgeschlagen Erweiterungen habe ich selbst probiert bzw. im Einsatz, weiß also um deren Zuverlässigkeit. Nachteil sind die durch die Verwendung professioneller Erweiterungen entstehenden jährlichen Kosten für Updates und Support. Trotzdem stehe ich hinter diesen Erweiterungen, weil diese sich gut miteinander kombinieren lassen:

  • Woocommerce: das ist das eCommerce-Plugin, das sich nahtlos in unsere WordPress-Webseite einfügt. Die Erweiterung ist kostenlos und ist recht schnell eingerichtet. Mit Woocommerce lassen sind von Haus aus Produkte vielfältiger Art verkaufen. Wir nutzen eigentlich nur virtuelle Produkte, also Produkte, die nicht physisch versendet werden müssen.
  • Woocommerce Memberships: Das ist eine Erweiterung für Woocommerce. Es regelt den Zugriff auf Inhalte für Mitglieder, die von Besuchern nicht eingesehen werden sollen. Alle Inhalte sind ja erst mal für Alle einsehbar. Damit aber Vereinsinterne Dinge nicht öffentlich sichtbar sind, habe ich mich für das Memberships Plugin entschieden. Memberships lässt sich nämlich auch mit dem Plugin für Abonnements kombinieren. Dazu gleich mehr.
  • Woocommerce Subscriptions: Damit erstellen und verwalten wir Mitgliedschaften durch Abonnements. Mitglieder zahlen einmal jährlich einen Mitgliedsbeitrag. Dazu verschickt Subscriptions automatisch im Januar Rechnungen per E-Mail an die Mitglieder. Und da die Mitgliedschaft selbst über Memberships Zugriff auf Vereinsinterne Seiten gewährt, entzieht Memberships säumigen oder ausgetretenen Mitgliedern nach einer Schonzeit den Zugriff darauf. Eine wunderbare Kombination.
  • Woocommerce Follow-Ups: Diese Erweiterung gibt uns die Möglichkeit, Mitglieder per E-Mail jederzeit über anstehende Dinge zu informieren. Weiterhin schickt es automatisch Erinnerungen an Mitglieder, die Beiträge z.B. noch nicht bezahlt haben. Oder Hinweise zur Anmeldung zum Frühjahrsfest oder zur Abgabe der Meldung zur Teilnahme an der Jahresausstellung.
  • Woocommerce Product Vendors: Das ist ein spezielles Plugin und erlaubt Produkte einem Künstler zuzuordnen und den Künstler in den Verkaufsprozess einzubinden. Künstler wird so über jeden Verkauf seiner Kunst informiert und wenn Künstler auch Postkarten von seiner Kunst anbietet, erhält Künstler Statusmeldungen über zur Neige gehende Postkarten im Postkartenständer. Außerdem lässt sich das Plugin gut mit Memberships verknüpfen.
  • Formidable Forms: Diese Erweiterung erlaubt uns recht umfängliche Formulare zu erstellen. Das schöne daran: Formulareinträge werden in der Datenbank gespeichert und lassen sich einfach exportieren. Das lässt sich gut für die Abgabe der Ausstellungsliste mit Werken, die Künstler ausstellen wollen, verwenden. Was Künstler angeben muss, lässt sich im Formular frei definieren. Den Export brauchen wir, um die bereinigte CSV-Datei in Woocommerce als Produkte zu importieren. Diese Produktliste steht während der Ausstellung online verfügbar und erlaubt sowohl über das Internet Bestellungen und Reservierungen als auch während der Ausstellung durch die Kassenaufsicht einen Kunstkauf buchhalterisch zu erfassen. Es bräuchte also keine Papierlisten mehr, kein Kassenbuch. Doch dazu weiter unten mehr.

Mitgliedsbeiträge einmal jährlich

Als Mitglied kann ich nach der Aufnahme in den Verein einen wiederkehrenden Dauerauftrag bei meiner Bank einrichten. Nicht jeder will das und wer das nicht macht, der vergisst auch mal den Beitrag rechtzeitig manuell zu überweisen. Da muss keine Notsituation dahinter stehen. Doch für die Person, die die Kasse verwaltet, bedeutet es in jedem Fall Aufmerksamkeit und damit Arbeit. Damit nicht vergessen wird, den Beitrag rechtzeitig zu begleichen, kann das Shopsystem Woocommerce um die Extension Subscriptions (Abonnements) ergänzt werden. Subscriptions erstellt automatisch bei Fälligkeit eine Rechnung und schickt die an Empfänger, stellt die Mitgliedschaft auf ausgesetzt bis die Zahlung als eingetroffen vermerkt wurde. Mit der Erweiterung Follow-Ups kann man das Mitglied auch solange penetrant nerven, solange der Beitrag nicht bezahlt wurde. Follow-Ups schickt in vorab festgelegten Abständen Erinnerungs-E-Mails an das Mitglied, bis bezahlt wurde. Sowas muss allerdings mit Bedacht eingesetzt werden.

Hat der Verein neben der üblichen Überweisung auf das Bankkonto auch moderne Zahlungsmöglichkeiten wie Kreditkarte oder Paypal zur Verfügung, so kann Subscriptions den Beitrag auch gleich und automatisch einziehen. Das kostet den Verein zwar Transaktionsgebühren – erhöht also die Kosten –, doch die Kosten lassen sich meist leicht auffangen, wie ich später noch an andere Stelle aufzeigen möchte.

Subscriptions ergänzt die Erweiterung Memberships. Die regelt zum Beispiel den Zugriff auf das Produkt zur Anmeldung zum Frühjahrsfest.

Die Anmeldung zum Frühjahrsfest

Alle Teilnehmer müssen sich vorab zum Frühjahrsfest anmelden. Dazu gibt es bislang nur die schriftliche Anmeldung per Post und darin muss die Anzahl der Teilnehmer genannt werden. Das ist wichtig und nachvollziehbar, schließlich muss der Koch Speisen in ausreichender Menge vorbereiten.

Solch eine Meldung kann auf der Homepage leicht mit einem Formular erfolgen, es muss kein Postbrief abgeschickt werden und wir sparen Papier und Porto. Ein Formular ist nur für Mitglieder (auch Gastaussteller haben Zugriff) sichtbar.

Für Speisen und Getränke beim Frühjahrsfest ist für jede Person ein Kostenbetrag zu entrichten. Ein Teil der Kosten wird aus der Vereinskasse übernommen, der andere Teil ist vom Teilnehmenden zu entrichten. Der Betrag wird digital erfasst. Dazu erstellen wir ein Produkt »Anmeldung zum Frühjahrsfest« mit dem Betrag, der von jedem Teilnehmer zu entrichten ist. Möchte wer seinen Partner und einen Freund mitbringen, so bestellt man eben 3 Stück. Vorteil: das Produkt kann die volle Beschreibung und alle relevanten Informationen enthalten, der Geldeingang kann leicht nachverfolgt werden und die Vorgänge können leicht ins Kassenbuch überführt werden.

Und da nur angemeldete Mitglieder Zugriff auf das Produkt »Anmeldung zum Frühjahrsfest« haben, ist eine versehentliche Anmeldung durch Besucher ausgeschlossen. Den Zugriff regelt das Plugin Memberships.

Anmeldung als Aussteller zur Jahresausstellung

Die Anmeldung als Aussteller zur Jahresausstellung ist zuerst an keine Kostennote gebunden. Die Anmeldung dient nur dem Team zur Planung. Die Anmeldung kann also über ein einfaches Formular erfolgen, welches nur von Mitgliedern und Gastausstellern eingesehen werden kann.

Meldung der Kunstwerke zur Jahresausstellung

Die Meldung der Kunstwerke zur Jahresausstellung ist wieder nur ein einfaches Formular. Dazu bedienen wir uns wieder des Plugins Formidable Forms, das Felder wie Mitglied, Datum usw. automatisch ausfüllt und dann zeilenweise max. 15 Kunstwerke aus den Bereichen Wandbilder sowie Objektkunst abfragt. Es werden so keine Leerfelder in der Datenbank gespeichert. Das Formular ist pro Aussteller nur einmal vorhanden, kann vom Aussteller zwischengespeichert werden und bis zu einem festgelegten Datum überarbeitet werden. Komfortabler geht es fast nicht mehr.

Ab dem Datum, bis zu dem Aussteller ihre Liste bearbeiten können, wird die Liste exportiert. Die Exportliste lässt sich einfach mit einer Tabellenkalkulation öffnen und mit wenigen Klicks so bereinigen, das die Liste als Produktimport geeignet ist.

Warum als Produkt importieren?

Für den nachfolgenden Vorgang hat das entscheidende Vorteile, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren und Fehler zu vermeiden. Ich stelle mir das wie folgt vor:

  • Alle Kunstwerke, die in der Ausstellung zu sehen sein werden, werden als Produkt im Shop angelegt.
  • Die Kassenaufsicht sucht im Shop das Produkt und kann mit wenigen Klicks einen Kauf vermerken. Auch Zahlungsart und Geldeingang sind mit Zeitstempeln versehen, sind so rechtsgültig. Selbst Postkarten sind mit angelieferter Stückzahl zu erfassen und verkaufbar.
  • Kunst kann auch außerhalb der Öffnungszeiten der Ausstellung von Kunstliebhabern gekauft werden. Man bedenke, nicht jeder hat jederzeit die Möglichkeit in die Ausstellung zu kommen, oder Kunstinteressent konnte sich während des Besuchs der Ausstellung nicht entschließen, zu Hause dann aber schon. Warum dann nicht auch die Möglichkeit des Bestellens und Bezahlens anbieten? Kunstfreund spart dann wenigstens einen zusätzlichen Weg in die Ausstellung.
  • Da Kunstwerke, also auch Postkarten, einem Künstler zugeordnet sind, erhält Künstler einen Hinweis bei verkauftem Kunstwerk bzw. bei Postkarten auch einen Hinweis, wenn die Stückzahl einen Wert unterschreitet bzw. sogar ausverkauft sind. Postkarten können so leicht nachgefüllt werden.
  • Am Ende der Ausstellung werden die Einnahmen in Kommission und Provision aufgeteilt. Einen kleinen Teil bekommt der Verein, den Großteil Künstler. Wieviel genau berechnet Woocommerce Product Vendors genau. Es entsteht automatisch pro Künstler und bei mindestens einem verkauften Werk eine Liste mit anteiligen Provisionen, die Künstler insgesamt ausgezahlt bekommt. Und jede Auszahlung wird mit Status ausbezahlt und Zeitstempel versehen, ist also rechtsgültig.
  • Sollten irgendwann in der Zukunft alle Käufer und Verkäufer über Onlinezahlungen verfügen, dann kann sowohl Kauf als auch Provisionsauszahlung automatisiert mit einem Klick ausgeführt werden. Bis dahin stehen uns manuelle Überweisungen und Bargeld zur Verfügung.
  • Wenn während der Ausstellung das eine oder andere Kunstwerk nicht verkauft wurde, warum soll es nicht später noch gekauft werden können. Eine ständig erreichbare Homepage ist da doch die ideale Lösung. Und da die Kunstwerke schon erfasst sind, kommt keine weitere Arbeit auf uns zu. Jedes Kunstwerk ist ja einem Künstler zugeordnet, also bekommt Künstler bei entsprechender Bestellung auch nach der Ausstellung eine Bestell-E-Mail und kann das Werk in Eigenregie dem Käufer übergeben – auch in seinem Atelier. Besser kann ein Kunde nicht bedient werden. Für die Vermittlung kann in solchen Fällen dem Künstler der komplette Betrag überlassen werden oder der Verein bekommt trotzdem seine anteilige Kommission.

Abschluss der Jahresausstellung

Nachdem die Jahresausstellung beendet ist, gilt es Kassensturz zu machen. Da hilft uns wie schon zuvor beschrieben die Erweiterung Woocommerce Product Vendors. Die hat alle Verkäufe fein säuberlich aufgeteilt in Bestellungen mit dem Verkaufspreis und Provisionen mit dem, was Künstler davon ausbezahlt bekommt. Ist eine Auszahlung erfolgt, gilt es die Provision als ausbezahlt zu markieren.

Wer dann möchte kann sich die ausführlichen Berichte in Woocommerce ansehen.

Und damit es keine Missverständnisse gibt, hat jeder Künstler seinen eigenen Zugang und kann dort einsehen, welche Kunstwerke verkauft wurden, wie der Status seiner Provision ist und vieles mehr.

Lohnt sich Verein digitalisieren?

Ich meine ja. Es ist ja nicht nur vieles automatisiert und leichter bedienbar (eine Einweisung ist natürlich erforderlich für alle Beteiligten), wir gewinnen auch für die Zukunft. Alle Kunstkäufer sind durch den Kauf einmal erfasst. Wer seine E-Mail-Adresse freiwillig genannt hat, dem dürfen wir zukünftig Mails schreiben. Natürlich müssen sich die E-Mails auf Kunstwerke und die Arche-Ausstellung beziehen, aber durch ein durch die DSGVO gibt es ein gesetzlich zugesichertes berechtigtes Interesse des Shopbetreibers. Und da braucht es keine gesonderte Einwilligung des Empfängers. Einladungen können per E-Mail statt per Karte verschickt werden. Das spart Druckkosten, Porto und viel Zeit.

Wenn an der Kasse eh ein PC oder Tabletcomputer steht, dann kann auch eine Bezahlung per EC-Karte oder Kreditkarte angeboten werden. Nicht jeder Besucher hat mehrere hundert Euro in der Tasche. Gefällt ein Kunstwerk, sollte Kunde spontan kaufen können. Und bis zur Ausgabe der Kunstwerke am Sonntag bleibt oftmals genügend Zeit, den korrekten Zahlungseingang zu verifizieren. Und da wir Woocommerce einsetzen, können wir auch alle Onlinezahlungen wie z.B. Apple Pay, Paypal oder Google Pay anbieten und nutzen. Damit nehmen wir dem Kunden eine wichtige Hemmschwelle.

Da wir nun einen Mitgliederbereich haben und das Plugin Follow-Ups nutzen, kann der Jahresbrief komplett digital als PDF den Mitgliedern zugestellt werden. Das spart enorme Druckkosten, Porto und Zeit für das Verpacken.

Das Plugin Follow-Ups erlaubt uns alle Mitglieder einmal oder mehrmals rechtzeitig über anstehende Termine per E-Mail zu unterrichten. Das sorgt nicht nur für einen reibungsloseren Ablauf, es stärkt auch die Bindung der Mitglieder an den Verein. Und Follow-Ups merkt, wenn der Empfänger die E-Mail geöffnet/gelesen hat. Und wenn Links in der E-Mail sind (z.B. zum Download des Arche-Briefs), werden auch diese als geklickt im Bericht vermerkt.

Was hätten wir erreicht?

Wir haben einen Mitgliederbereich mit nur für Mitglieder relevanten Inhalten erstellt. Es gibt einen Bereich, der Gastausstellern vorbehalten bleibt, denn Gastaussteller sind ja noch keine Mitglieder. Den Zugang zum Mitgliederbereich regelt die Mitgliedschaft, die wiederum von der Zahlung des Mitgliedschaftsbeitrags abhängt.

Wir haben einen Shop für die Vermarktung unserer Kunst erstellt. Der Markt bleibt während und nach der Ausstellung geöffnet. Jedes Produkt ist direkt dem Künstler zugeordnet. Künstler kann alle ihn betreffenden Daten einsehen. Der Zugang zu seiner Kunst wird von der Mitgliedschaft geregelt. Den Mitgliedsbeitrag nicht gezahlt ergibt keine Mitgliedschaft, ergibt keinen Zugang zu seinen Shopberichten.

Durch automatisierte E-Mails unterrichten wir Mitglieder zeitnah über anstehende Termine und erinnern daran, wenn nötig. E-Mails bewerben Treffen: Frühjahrsfest, Abgabe der Ausstellungsliste, Jurytermine, Aufbau, Abbau, gemütlicher Abend während der Ausstellung. Sogar die Speisenliste für den gemütlichen Abend ließe sich als Formular online ausfüllbar machen, nur falls mal wer vergas einzutragen, was mitgebracht wird. Papierformulare liegen nun mal nur an einem einzigen Platz.

Mein persönliches Fazit

Eine Digitalisierung brächte enorme Vorteile. Und da wir das ehrenamtlich machen, gewinnen wir Zeit für unsere Kunst und Gespräche mit Kunstinteressierten und untereinander. Die Digitalisierung beschert uns Kosten, die aber durch das Wegfallen von Drucksachen, Porto und anderem dicke aufgefangen werden kann. Nicht sofort, aber in der Zukunft sicher.

Man kann einen Ablauf im gewachsenen Verein nicht so einfach umstellen. Und wie wir sehen, sind noch lange nicht alle Mitglieder elektronisch erreichbar. Das wird für einen Teil der Kunstbesucher sich auch gelten. Aber wenn wir die jüngere Generation mitnehmen wollen, im Verein als Mitglieder oder als Besucher, werden wir um die digitale Welt nicht herum kommen.

Ich kann mir die Zukunft weit mehr digitalisiert vorstellen, indem neben unserer Kunst nicht mehr ein Schild mit Künstlernamen steht sondern stattdessen eine Art Barcode, den Besucher mit Smartphone abfotografiert und sofort zur Produktseite im Shop kommt, das Produkt dort bestellt und online bezahlt. Die Bestellnummer nennt Kunde dann bei der Abholung statt einen Abholschein vorzulegen.